5 praktische tips voor je eigen pop-up koffiebar

Het is een zonnige lentedag in 2017 en ik zit een koffietje te drinken met een vriendin op het terras van de Kornél, wanneer ik zie dat ze het pand tijdens de zomer verhuren. De Kornél is een bestaande koffiebar in Berchem en aangezien ze tijdens de zomer anderhalve maand zouden sluiten, zochten ze iemand om tijdelijk het pand aan te verhuren.

Dat gezegd zijnde, knoopte ik het gesprek aan met één van de uitbaatsters van Kornél en al snel kwamen we tot een akkoord dat ik de Kornél gedurende vijf weken zou openhouden onder de noemer Pop-Up Kornél &Joy. Als behoorlijk nieuwe inwoner van Berchem en startende ondernemer was dit een ideale gelegenheid om nieuwe mensen te leren kennen en mijn netwerk uit te breiden. 

Het feit dat ik zelf geen zware investeringen moest doen (alle nodige machines en inrichting waren er al) en al sinds mijn achttiende als jobstudent en extra in de horeca werk, waren alleen maar pluspunten.

Desondanks dat ik een reeds bestaande koffiebar overnam, kwam er toch nog heel wat bij kijken. De inrichting was er dan wel, de andere voorbereidingen waren niet anders als wanneer je een normale horecazaak zou starten.

Toch nog even op wijzen dat onderstaande informatie voor een deel tijdsgebonden is. Lezers uit de toekomst raad ik aan om alle feiten nog eens te dubbelchecken.

Bespreking met de boekhouder

Er poppen zoveel pop-ups op dat het lijkt alsof het niets is. Gelukkig klopte ik even aan bij mijn boekhouder om na te gaan of het effectief zo eenvoudig is als het lijkt. De boekhouder wist me te vertellen dat je voor een pop-up die meer dan dertig dagen bestaat de vestiging moet activeren onder je onderneming met de juiste activiteiten, en de nodige vergunningen moet aanvragen.

Vestigingseenheid activeren én stopzetten

Eén van de weinige dingen die je via een ondernemingsloket moet doen, is het activeren en stopzetten van een vestigingseenheid. Voor mij was het eerst niet geheel duidelijk wat een vestigingseenheid juist betekent, maar een Google search maakte me weer iets wijzer.

Een vestigingseenheid (VE) is een plaats die geografisch geïdentificeerd kan worden door een adres, en waar ten minste één activiteit van de onderneming wordt uitgeoefend of van waaruit de gehele activiteit wordt uitgeoefend.

Je kan dus meerdere vestigingseenheden activeren onder je ondernemingsnummer.

Dit grapje kostte me in totaal 171 euro. Als ik je één tip mag geven; vraag bij de activatie ook ineens de documenten voor de stopzetting aan. Op deze manier kan het ondernemingsloket dit inplannen op het juiste moment en geraakt het niet in de vergetelheid.

De nodige vergunningen aanvragen

Afhankelijk van de activiteit(en) die je gaat uitoefenen, moet je de nodige vergunningen in orde brengen. Voor de koffiebar waar ik ook kleine lunchgerechten verkocht, moest ik een drankvergunning, SABAM, FAVV-vergunning en terrasvergunning aanvragen. Een ondernemingsloket kan dit al-le-maal voor jou in orde brengen mits een bijkomende kost OF je kan ervoor kiezen om het zelf te doen.

Ik heb zelfs controle gehad voor de brandveiligheid. Wat op zich niet zo vreemd is natuurlijk, maar het zijn dingen waar je niet onmiddellijk bij stilstaat.

Een geregistreerde kassa moet je trouwens enkel hebben wanneer je een omzet van minstens 25.000 euro per kalenderjaar verwacht.

Onderhandelen met leveranciers

Aaaah, dit was één van de leukste punten op mijn to-do-lijstje: onderhandelen met leveranciers. Contacteer de leveranciers waarmee je wil werken tijdens de pop-up en leg hen ook duidelijk uit dat dit een tijdelijk project is.
Durf vragen naar sponsoring, hetzij in geld, hetzij in producten/inrichting. En probeer het ook zo te regelen dat je sommige onverkochte goederen nadien kan retourneren. Denk dan bijvoorbeeld aan dranken.

Marketing

Marketing, marketing, marketing! Zorg dat je een website hebt, dat je aanwezig bent op social media, ga desnoods flyeren in de buurt van je pop-up, bedenk acties, ... Wat dan ook, zorg er gewoon voor dat je gezien wordt.

Een pop-up is leuk om te doen, maar niet bepaald wanneer je geen klanten over de vloer krijgt. Ook al speelde de zomervakantie niet echt in mijn voordeel, heb ik toch zwaar ingezet op marketing en dit heeft me geen windeieren gelegd.

Even terzijde: de website www.popupkornel.com bestaat intussen niet meer.